Johdanto

Tämän dokumentin tarkoituksena on tehdä yhteenveto tarjousvertailusta, joka koskee parisuhdepalveluiden hankintaa tulevalle sopimuskaudelle. Sopimuskauden pituus on ennalta määräämätön, eikä se sisällä optiovuosia. Vertailtavat tarjoukset on saatu palveluiden nykyiseltä toimittajalta X:ltä ja uudelta toimittajaehdokkaalta A:lta. On huomattava, että tarjouspyyntöprosessi ei ole ollut julkinen, joten kaikki potentiaaliset toimittajat eivät ole jättäneet tarjousta.

Tarjouksia on vertailtu niiden kokonaistaloudellisen edullisuuden pohjalta; tämä käsittää kustannusten lisäksi palvelun laadun sekä palvelusopimukseen liittyvän mahdollisen käyttöönottoprojektin aikataulun ja kustannukset.

Hankittava palvelukokonaisuus

Hankintaprosessin kohteena olevaa palvelukokonaisuutta voidaan kutsua kollektiivisesti parisuhdepalveluiksi. Se pitää sisällään seuraavat osakokonaisuudet:

• Seuralaispalvelut (käsittäen "edustuspuolisona" toimimisen erilaisissa työhön ja vapaa-aikaan liittyvissä tilaisuuksissa)
• Seksuaalipalvelut (tarkemmin neuvoteltavassa laajuudessa)
• Matkaseurapalvelut (sekä koti- että ulkomaisiin kohteisiin)
• Kahdenkeskiseen ajanviettoon liittyvät palvelut
• Yhdessä nukkumiseen liittyvät palvelut (vuoteen jakaminen ei-seksuaalisessa tarkoituksessa)
• Kodinhoitoon liittyvät palvelut (yhteistyössä asiakkaan kanssa, rajatussa laajuudessa)

Uuden toimittajan kanssa palvelut on tarkoitus tuottaa aluksi toimittajan toimitiloista käsin, mutta tavoitetilana on pidettävä ns. inhouse-mallia, jossa toimittaja ja asiakas jakavat myös toimitilat.

Erityisiä laatukriteerejä ei ole asetettu millekään yksittäiselle palvelulle tai niiden muodostamalle kokonaisuudelle. Tästä syystä toimittajien pisteyttäminen ja objektiivinen vertailu on mahdotonta tai ainakin hyvin vaikeaa.

Sopimus em. palveluiden tuottamisesta tehdään yleensä toistaiseksi, jättäen kummallekin osapuolelle mahdollisuuden irtisanoa sopimus kohtuullisella irtisanomisajalla. On myöskin yleinen tapa, että sopimus on kummankin osapuolen osalta poissulkeva, eli toimittaja sitoutuu olemaan toimittamatta vastaavia palveluita toisille asiakkaille ja asiakas sitoutuu käyttämään vain yhden toimittajan palveluita kerrallaan.

Nykyinen toimittaja X

Asiakassuhde nykyisen palveluntoimittajan X:n kanssa on jatkunut kymmenen vuotta, suurimman osan ajasta palvelut on tuotettu inhouse-mallilla, toimittajan henkilöstön työskennellessä asiakkaan tiloissa. Palvelusopimus on solmittu toistaiseksi, irtisanomisaikaa tai säännöksiä irtisanomismenettelystä ei ole kirjattu sopimukseen. Voidaan olettaa, että sopimus on jommankumman osapuolen aloitteesta irtisanottavissa yksipuolisesti, kohtuullisen irtisanomisajan kuluessa. Irtisanomisilmoitus pitänee antaa suullisesti, kirjallista irtisanomismenettelyä pidettäneen paheksuttavana.

Pääsääntöisesti tuotettujen palveluiden laatu on ollut hyvällä tai tyydyttävällä tasolla koko sopimuskauden ajan, eikä mainittavia ristiriitatilanteita ole esiintynyt. Pienenä ongelmana voidaan pitää X:n heikohkoa taloudellista asemaa, joka on estänyt joidenkin yhteisten investointien teon tai vaikuttanut laatuun ja laajuuteen, jossa investointeja on voitu tehdä.

Koska X on saavuttanut melko vakiintuneen aseman yksinoikeudellisena palveluntuottajana, voidaan (perustellusti) kysyä, kuinka voimakkaasti X on valmis vielä panostamaan palveluidensa parantamiseen tai yhteistoiminnan kehittämiseen. Emme myöskään voi olla täysin varmoja, onko X sitoutunut nykyiseen sopimussuhteeseen vai etsitäänkö markkinoilta (aktiivisesti tai passiivisesti) uutta asiakasta, joskin tämä vaikuttaa epätodennäköiseltä.

Toisaalta pitkän sopimussuhteen ansioksi voidaan lukea vakiintuneet toimintatavat ja sopimuskumppanin henkilöstön tuttuus. Käsitys tuotettavista palveluista ja niiden laatukriteereistä on muodostunut sopimuskauden aikana ja nykyään ei palveluiden sisällöstä enää juurikaan tarvitse käydä keskustelua. Toisaalta tämän voidaan nähdä haittaavan innovointia ja yhteistyön jatkokehitystä.

On epävarmaa, miten X suhtautuisi palveluiden kilpailuttamiseen. On mahdollista, että kilpailutusilmoituksesta seuraisi välitön sopimuksen irtisanominen. Toisaalta on myös mahdollista, että kilpailutuksen seurauksena X kohdentaisi enemmän resursseja palvelulupauksensa lunastamiseen ja yhteistyö tätä kautta paranisi. Mutta tätä on mahdotonta tietää etukäteen.

Uusi toimittajaehdokas A

Oletamme käytyjen keskustelujen pohjalta, että uusi toimittajaehdokas olisi halukas ottamaan vastuulleen em. palvelukokonaisuuden tuottamisen, mutta sitovaa tarjousta ei ole esitetty (kuten ei myöskään tarjouspyyntöä). Kuten sanottua, toimialan vakiintuneet käytännöt edellyttävät vanhan palvelusopimuksen irtisanomista ennen uuden tarjouspyynnön jättämistä.

A on toimittanut vastaavia palvelukokonaisuuksia aikaisemminkin, julkisena referenssinä (jota ei ole tarkastettu) esitetään yksi pitkäaikainen asiakkuus. Tällä hetkellä A:lla ei (tietääksemme) ole voimassa olevaa asiakassuhdetta mihinkään tahoon. Jos sopimusneuvotteluja ei aloiteta tarpeeksi nopeasti, on olemassa mahdollisuus, että A siirtyy neuvottelemaan jonkin toisen asiakkaan kanssa. Tämä riski täytyy ottaa huomioon kilpailutusprojektin aikataulutusta (ja resursointia) mietittäessä.

Pidämme toteennäytettynä, että A kykenee toimittamaan kaikki palvelukokonaisuuteen kuuluvat palvelut vähintään samanlaatuisina kuin nykyinen toimittaja X, joskin joidenkin palveluiden (kuten matkaseuran) sisällön suhteen A:n näkemys eroaa (merkittävässäkin määrin) omasta näkemyksestämme. Toisaalta voidaan olettaa, että tarkemmissa sopimusneuvotteluissa päästään molempia osapuolia tyydyttävään palvelumäärittelyyn.

Taloudelliselta asemaltaan oletamme A:n olevan hieman nykyistä toimittajaamme vahvempi. Tätä on pidettävä positiivisena seikkana, sillä se mahdollistaa paremmin investoinnit yhteistoiminnan kehittämiseen.

Merkittävä A:n puolestava puhuva seikka on myöskin yhteistyön tuoreus, jonka vuoksi palveluiden (uudelleen) määritteleminen on mahdollista innovatiivisella tavalla, vailla menneisyyden painolasteja. Kenties uusi sopimussuhde sopisi paremmin uuteen markkinatilanteeseen?

Transaktiokustannukset

Vanhan sopimuksen päättämiseen ja uuden kilpailuttamiseen sisältyy merkittävä määrä transaktionaalisia kustannuksia ja riskejä. Osa näistä kustannuksista on puhtaan taloudellisia, osa enemmän organisaatioiden ilmapiiriin ja jaksamiseen liittyviä. Erityisesti nykyisen toimitussopimuksen irtisanomisajan pituus ja toimittajan käyttäytyminen sen aikana ovat kysymysmerkkejä.

Toisaalta emme myöskään tiedä, kuinka pian sopimuksen päättämisen jälkeen voimme aloittaa neuvottelut A:n kanssa ja kuinka nopeasti uusi sopimus voidaan ja on järkevää solmia.

Viime kädessä on myös mahdollista, että neuvottelut A:n kanssa kariutuvat, jolloin jäämme sopimuksettomaan tilaan.

Kaikkien näiden riskien ja kustannusten voidaan nähdä puhuvan nykyisen toimittajasuhteen jatkamisen puolesta.

Johtopäätökset ja suositukset

Toimittajien vertailu on faktapohjalta mahdotonta. Niinpä kysymyksenasettelu tulisi mielestämme kääntää muotoon: halutaanko nykyistä toimittajasuhdetta jatkaa (ja kehittää) vai halutaanko se irtisanoa. Toimialan käytäntöjen valossa suosittelemme, että päätös uuden toimittajan valinnasta jätetään irtisanomisen jälkeiseen aikaan.

Työryhmä ehdottaa, että X:n kanssa käynnistetään ohjausryhmätyöskentely nopealla aikataululla joulun vapaapäivien jälkeen. Ohjausryhmässä (jonka kokousten pito on viimeaikoina laiminlyöty) tulisi käsitellä toimittajasuhteen jatkamisen edellytyksiä, molemminpuolista tyytyväisyyttä saatuun palveluun ja siitä suoritettuun korvaukseen sekä tarvittaessa määritellä palvelusopimuksen ehtoja ja sisältöä uusiksi.